Outils collaboratifs : bonnes pratiques pour préserver la santé mentale

Face à l'évolution des modes de travail, tels que le travail hybride ou le 100% télétravail, les entreprises ont adopté des outils collaboratifs et sociaux pour améliorer la communication et la collaboration entre salariés. Cependant, au-delà des avantages apportés par ces outils, on observe également des effets néfastes sur la santé mentale. Alors, comment mieux les utiliser pour éviter ces dérives ?

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1- Des outils collaboratifs et sociaux au service de la qualité de vie au travail ?

La crise sanitaire mondiale a bouleversé les modes de travail traditionnels, faisant du télétravail une norme pour beaucoup d'entreprises. Cette transition a nécessité le renforcement de la communication et de la collaboration, rendant le  numérique indispensable. Les outils collaboratifs et sociaux permettent ainsi de maintenir un lien entre les collaborateurs, favorisant les échanges et le partage d'informations. Et ce, dans un objectif de développement de bien-être au travail et d'efficacité.

Les bienfaits des outils numériques :

Les entreprises se sont dotées d’outils comme Slack, Microsoft Teams ou Trello offrant des avantages indéniables :

• Des échanges facilités et un meilleur partage d’informations : ces plateformes permettent une communication fluide et rapide.
• La création d’un environnement de travail connecté et solidaire qui renforce le sentiment d’appartenance et la cohésion au sein des équipes.
• Une réduction de l’isolement des employés : ces outils permettent de rester en contact avec les collègues, plus particulièrement lors des séquences de télétravail.
• La possibilité de travailler à distance : les salariés apprécient la flexibilité apportée dans leur gestion du temps de travail.
• Une amélioration de l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle : a priori, les outils numériques favorisent une meilleure conciliation des temps de vie avec la possibilité de mieux gérer ses contraintes personnelles. Il s’agit plus particulièrement des contraintes liées à la parentalité, à la prise en charge de la maladie - pour soi-même ou en tant que salarié aidant pour ses enfants et ses parents - ou parfois simplement d’aménagements pour organiser ses activités extraprofessionnelles (loisirs, engagements associatifs, sport…).
  
  

Des effets indésirables…

Toutefois, bien qu’ils promettent efficacité et performance, les outils collaboratifs induisent également certains effets pervers. Selon une étude allemande de Next Work Innovation, le travailleur intellectuel moyen est constamment interrompu dans son processus de travail. Rappelons qu’une interruption se définit comme toute impulsion qui détourne l'attention de ce que l’on fait, qu'elle vienne de l'extérieur via les services de messagerie ou du fait de consulter son téléphone portable.
Que dit cette étude ? En moyenne, un travailleur subit 15 interruptions par heure, soit une toutes les 4 minutes, ce qui entraîne une perte de productivité estimée à 58 milliards d'euros par an au niveau mondial.

Par ailleurs, les salariés se retrouvent souvent à pratiquer le multitasking (au moins deux fois par heure). Ils passent en moyenne 1,5 jour par semaine en réunions qui ne s’avèrent pas toujours utiles... Chaque interruption rallonge la durée d'une tâche de 15 à 24 %, représentant ainsi 3 jours de travail complets perdus par mois. 

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2- Un impact négatif sur la santé mentale
Mal utilisés, les outils collaboratifs entraînent par conséquent un usage intensif du numérique et surtout des risques psychosociaux qui détériorent la santé mentale des salariés. 

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• Une surcharge cognitive : le volume élevé des notifications et messages submergent vos salariés, augmentant ainsi leur charge mentale et leur stress. Se sentant constamment sollicités, ils ne peuvent se concentrer sur leurs tâches principales. À long terme, cette surcharge informationnelle et cognitive peut conduire à un épuisement professionnel.
• Des difficultés à gérer le flux constant d’informations et à se concentrer : ce flux incessant d'informations à traiter est à l’origine de distractions fréquentes, qui rendent difficile le maintien de la concentration. Il exige une attention immédiate, interrompant le processus de travail. Cette fragmentation de l’attention nuit fortement à la concentration des collaborateurs, réduit l'efficacité globale et la productivité, car au final vos salariés passent plus de temps à jongler entre les tâches qu'à les accomplir.
• Un présentéisme numérique : ces outils exacerbent également le présentéisme numérique qui se manifeste lorsque les salariés se sentent obligés de rester connectés et disponibles en ligne, en dehors des heures de travail normales, souvent via des outils de communication instantanée. 
• Une hyperconnexion : les salariés ne peuvent pas s'immerger dans des tâches profondes et complexes (phénomène de deep work ou flow). Ils doivent toujours être "disponibles", ce qui diminue fortement leur capacité à se concentrer sur des projets importants. En conséquence, la qualité du travail produit tend à diminuer, et les collaborateurs peuvent ressentir une frustration croissante due à l'incapacité de mener à bien leurs missions.
• Le blurring : Il s’agit d'un effacement progressif des limites entre vie professionnelle et vie privée, accentué par l'usage intensif des outils collaboratifs, qui rendent difficile la déconnexion du travail. Les individus se sentent obligés de répondre aux messages et aux emails en dehors des heures de bureau, ce qui impacte leur repos et leur temps de récupération. Cette incapacité à se déconnecter peut entraîner une fatigue chronique, qui réduit leur bien-être général et leur performance au travail.

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3- Quelles bonnes pratiques pour mieux utiliser les outils collaboratifs et sociaux ?

Alors comment tirer parti des outils collaboratifs en limitant leurs effets négatifs? Voici quelques bonnes pratiques.

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• Établissez des politiques claires

Afin d’atténuer les effets négatifs des outils collaboratifs sur la santé mentale, élaborez des protocoles sur les heures de disponibilité et le droit à la déconnexion. Cela inclut des règles strictes pour éviter le présentéisme numérique et garantir que les salariés puissent vraiment se déconnecter en dehors des heures de travail.

• Formez vos salariés à la gestion efficace du temps

Il est essentiel de former vos équipes à une gestion efficace de leur temps et à une utilisation plus raisonnée des outils numériques, comme par exemple :

• réserver des moments précis dans la journée pour consulter et répondre aux emails ;
• supprimer les notifications non essentielles pour éviter les distractions inutiles ;
• réduire les temps de réunion en privilégiant les échanges asynchrones.

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• Favorisez le deep work et l'utilisation de la méthode Pomodoro

Encourager des plages de travail longues et régulières sans interruption aide à améliorer la concentration et l'efficacité. L'utilisation de la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler en sessions de 25 minutes suivies de courtes pauses, peut également être bénéfique.

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• Pratiquez des feedbacks réguliers et rappelez les règles de sécurité informatique

Des feedbacks réguliers permettent de maintenir une communication ouverte et d'ajuster les pratiques en fonction des besoins des collaborateurs. Pensez à rappeler les règles de sécurité informatique pour protéger les données et la vie privée des employés.

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Conclusion

Bien que les outils collaboratifs et sociaux offrent des avantages considérables pour améliorer la communication, la collaboration ou encore l'équilibre vie professionnelle-vie personnelle, leur usage intensif présente des risques pour la santé mentale de vos équipes. Il convient donc de rester vigilant et de favoriser un usage raisonné de ces outils afin de minimiser leurs effets pervers et maximiser leurs bienfaits. S’emparer de cette question permet d’éviter les inéluctables baisses de productivité et de qualité de travail résultant de la fatigue et de la surcharge cognitive de vos équipes. Holivia vous accompagne dans la mise en place de stratégies et de dispositifs favorisant la santé mentale.

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